RPAで楽々処理！有給休暇の残管理と付与業務の効率化
企業での総務部門をはじめとするバックオフィス部門は、部外の従業員の想像以上にハードワークであることが多くなっています。一つひとつの作業はちょっとしたことであっても、従業員の生活に直結している仕事なども多いため、ミスが許されません。
大企業などであれば業務分断もしっかりできていることが多いのですが、中小企業クラスになると、どうしても一人あたりの仕事の分量や範囲が多くなってしまいがちです。何とかして業務効率を改善したいと考えていることでしょう。
シンプルながらも重要な有給休暇管理業務
効率化が求められている総務部門業務において、有給休暇管理業務の効率化を実現できる可能性があります。
総務部門が受け持つ仕事は非常に多岐にわたり、分量も多くなっています。しかしトータルで見ると、一定のルールで定期的に行うルーチン業務であることが多いようです。
ただ、単純ではあるものの煩雑でボリュームがあるものが多く、長時間仕事をしている場合、どうしてもミスが発生してしまいやすい環境ができあがってしまいます。
特に有給休暇管理業務などは、従業員の休日取得や福利厚生に影響するものですので、間違えるわけにはいかない重要な業務です。
ヒューマンエラーを起こさないためにも、人の手ではなくロボット（ソフトウエア）に任せて自動化させることをおすすめします。自動化させることで、総務部門の有給休暇管理業務を大幅に効率化できるでしょう。
ここでは、RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）というソフトウエアによる業務自動化ツールを使用して、定型的な事務処理業務の一環といえる有給休暇の残管理と付与業務がどれくらい効率化できるかについてご紹介します。
どんどん煩雑になっていく有給休暇管理および付与条件など
有給管理業務は簡単なように思われることが多いのですが、非常に煩雑な作業が必要となります。
一言で有給休暇といっても、取得したら1日減らせばいいというわけではありません。1日丸々休む有給休暇だけではなく、半日だけの有給休暇などもあるのです。また、企業によっては時間単位の有給休暇があるケースもあります。
今後、働き方改革の推進によって、時間単位での管理を必要とする企業も増加することでしょう。
また、一定の有給消化がない場合は、従業員が休むよう会社側から促していく必要性も生じます。
中小企業規模の従業員数であっても、一人ひとり細かく管理していく必要があるので、作業に時間がかかってしまうのです。万が一処理や計算を間違ってしまうと、従業員に迷惑をかけてしまうので、ミスをしてはいけないという精神的な負担も大きくなります。
これらは一定のルール内で作業をするものとなります。多くの企業では次のような流れで有給休暇管理が行われています。
- 採用時に一定の有給休暇付与
- 有給取得申請時に管理簿に記載
- 試用期間が終了後に有給休暇の追加付与
- 有給取得申請時に管理簿に記載
- 年度末に有給残日数の整理
- 雇用年数ごとに年次繰越
特に有給休暇の消化日数の管理と、従業員の雇用年数ごとの年次繰越時の付与日数などに時間がかかりやすいようです。また、将来的には有休を消化していない従業員に対して取得を促すなどの作業項目が追加されるでしょう。
現状、多くの企業では、これらのチェックを人の手だけで行っているのです。
RPAで有給休暇管理業務を自動化させてみよう
RPAを導入することで、有給休暇の残管理や付与業務などの定型的な仕事を自動化させることができます。
RPAは独自で判断することができないものの、管理者側で手順を一度覚えさせれば、あとはロボットが自動で認識して一連の作業を進めてくれます。
RPAによる有給休暇の残管理は、次のような手順となります。
- ワークフローなどの有給申請情報を与える
- 従業員ごとのデータベースに自動で集積・管理
- 月次ごとに担当者が結果を確認
また、有給付与に関しては、次のような手順となります。
- 年度更新の作業指示を与える
- 事前に登録している勤務率によって付与するかしないかを自動で判断
- 事前に登録しているルールに沿って従業員ごとに自動付与
このように、人が行うルーチンの作業は、ワークフローによる有給申請の承認管理と、月次での残状況のチェックのみとなります。年次繰越での作業としては、RPAに年次繰越する指示を与えるだけで自動的に作業が行われるので、日々の業務を大きく削減することができるでしょう。
時間単位での有給付与による計算ミスなどのヒューマンエラーも排除することができるので、従業員としても安心して有休を使っていくことができるでしょう。
まとめ
バックオフィスである人事総務担当の従業員は、有給休暇の残管理や付与業務も含めて、非常に多くのルーチン業務を抱えています。
しかし、これらの作業は単純作業ながらも、従業員が気持ちよく働くためになくてはならない仕事です。
中小企業規模の場合であれば担当者も少ないため、一人ひとりの負担が大きくなってしまいます。
ルーチンに追われてしまうことによって、本来もっと力を入れるべき労働環境の改善などになかなか着手できなくなってしまうのです。
RPAを活用することで、有給休暇の残管理や付与業務などの、ボリュームがあるもののシンプルな業務をすべてロボットに任せることができます。ヒューマンエラーも排除できるため、労働生産性が大きくアップすることでしょう。
