経理業務というのは、日々の積み重ねが重要です。毎日報告される売上・仕入・経費など企業活動で生じるさまざまな取引の流れを一つ一つ帳簿に記録して、会計管理や支払管理を行います。それぞれは小さな作業であっても、1日分、1週間分、1か月分となるとぼう大な分量です。
しかも、お金を取り扱う業務のため、1円たりとも間違うことはできません。金額の入力ミスや支払先の記載ミスがあると、自社の会計レポートで報告される数字の信頼性が損なわれたり、取引先に迷惑をかけたりする恐れがあります。
また、取引先から送られてくる請求書は、あらかじめ指定した締め支払日に従って、特定の時期にまとまって手元に集まってきます。そのため、経理担当者および管理者は、限られた時間の中で記載されたすべての情報をチェック・精査しなければなりません。

こうした経理業務の流れを分かりやすく整理すると、次のような流れになります。

• 報告された売上、送付されてきた請求書の情報を経理担当者が会計データ入力
• 請求書については、「1」と同時に支払い依頼票を作成
• 上司の承認をもらう、または差し戻し
• 月末に締めた会計データをもとにレポートを作成・配賦
• 支払期日に則って、銀行への支払いデータ作成
• 確認および承認後に取引先などの銀行口座への振込

データ入力（記帳業務）作業自体もたくさんありますが、各作業で行う確認工程も非常に多くなります。

• 入力された金額チェック
• 支払い取引先情報のチェック
• 支払い額のチェック
• 取引先などの銀行口座情報のチェック
• 銀行への支払いデータの整合性チェック

多くの経理担当者とその上司が、これらのチェックをマンパワーで行っています。当然、人間が行う作業のため、ミスが発生することを見越して、別の担当者同士でのダブルチェック、トリプルチェックを組み込むのが一般的な業務フローです。その際も、モニター画面上での目視チェックだけでなく、紙にプリントアウトしてのチェック、金額などを読み上げながら情報を突き合わせるダブルチェックなど、二重三重のチェック手法をとることもあるようです。

こうした経理業務における記帳・チェック作業は、売上が伸び、企業活動が順調にいけばいくほど増えていくのが通常です。“うれしい悲鳴”ともいえますが、これまで説明してきたようにその多くは、入力・記録、チェックといった定型的な作業です。そこにこそ、飛躍的に業務効率化を図るポイントがあります。

経理業務にRPAを導入することで、会計伝票入力業務のような定型的な作業を自動化させることが可能です。最初に作業手順をロボットに覚えさせる必要があるものの、1度覚えさせれば、あとはロボットが認識して一連の処理を引き受けてくれます。

RPAを導入した企業では、例えば請求書受理の処理業務においては、次のような手順で自動化処理を行っています。

• 取引先からの請求書（紙・PDFデータ）をスキャナーで読み取る（※文字認識機能OCRを活用）
• 読み取った情報を自動で会計システムに入力する
• 入力データの検証を行う（ここは目検チェック入れる場合もあり）
• 総勘定元帳などへの転記を行う
• 請求書の受理メールを取引先へ自動送信する

人が行う作業は、一部自動で読み取れない請求書をスキャナーで取り込むことや、自動処理完了後の結果を確認するだけになります。RPAの導入により、かなりの時間をかけていた事務処理時間を、大幅に短縮することが可能になり、あわせて、人力による単純な入力・転記ミスがなくなることで、信頼性の高い帳簿情報が整備されることになります。

また、自動化の流れの中で総勘定元帳を作成することができるため、それをもとに各勘定科目の管理や財務諸表などへのデータ展開を行うことも可能です。販売支援システムなど他のシステムと連携することにより、銀行への振込情報や売上実績データの取り込みなども自動で行えます